Sinergi Universitas Airlangga dan KPKNL Surabaya dalam Membangun Kompetensi Mahasiswa Kearsipan

Mahasiswa.co.id - Di tengah pesatnya transformasi digital, pengelolaan arsip menjadi salah satu aspek penting dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang akuntabel, transparan, dan efektif. Arsip bukan lagi dipandang sebagai sekumpulan dokumen yang disimpan di lemari, melainkan sebagai sumber informasi yang memiliki nilai administratif, hukum, hingga historis. Oleh karena itu, diperlukan sumber daya manusia yang tidak hanya memahami konsep kearsipan secara teoritis, tetapi juga mampu menerapkannya dalam praktik. Melalui Program Praktik Kerja Lapangan (PKL), Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital Universitas Airlangga bersama Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Surabaya menghadirkan ruang belajar yang mempertemukan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah dengan dinamika dunia kerja.

Kolaborasi ini menjadi salah satu bentuk sinergi antara perguruan tinggi dan instansi pemerintah dalam mempersiapkan lulusan yang siap menghadapi tantangan profesional. Selama kurang lebih dua bulan, tiga mahasiswa Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital Universitas Airlangga berkesempatan terlibat secara langsung dalam berbagai aktivitas pengelolaan arsip, pelayanan publik, hingga kegiatan pendukung lainnya di lingkungan KPKNL Surabaya. Pengalaman tersebut memberikan gambaran nyata mengenai bagaimana prinsip-prinsip kearsipan diterapkan dalam mendukung operasional sebuah instansi pemerintah.

Salah satu aktivitas utama yang menjadi fokus selama pelaksanaan PKL adalah pemberkasan arsip surat keluar melalui aplikasi Satu Kemenkeu. Pada awalnya, pekerjaan tersebut terlihat sederhana karena hanya berkaitan dengan penyusunan dokumen ke dalam berkas yang sesuai. Namun, setelah terlibat secara langsung, mahasiswa memahami bahwa proses pemberkasan memerlukan ketelitian, pemahaman terhadap klasifikasi arsip, serta kemampuan membaca metadata setiap dokumen agar dapat ditempatkan pada berkas yang tepat. Dalam beberapa kondisi, mahasiswa juga membuat berkas baru ketika suatu jenis arsip belum memiliki folder untuk tahun berjalan, lengkap dengan penyusunan deskripsi dan metadata sesuai standar yang berlaku. Pengalaman ini memperlihatkan bahwa pengelolaan arsip tidak hanya berorientasi pada penyimpanan dokumen, tetapi juga pada penciptaan sistem yang memudahkan proses temu kembali informasi.

Selama proses tersebut, mahasiswa turut berkontribusi dalam mempercepat penyelesaian pemberkasan arsip surat keluar. Persentase dokumen yang telah berhasil diberkaskan terus meningkat dari minggu ke minggu hingga mendekati penyelesaian penuh. Pencapaian tersebut merupakan hasil dari koordinasi yang baik antara mahasiswa dan pembimbing lapangan, sekaligus menjadi bukti bahwa keterlibatan mahasiswa mampu memberikan dukungan nyata terhadap pengelolaan arsip di lingkungan KPKNL Surabaya.

Selain berfokus pada pengelolaan arsip dinamis, mahasiswa juga memperoleh kesempatan untuk mempelajari tahapan berikutnya dalam daur hidup arsip melalui kegiatan verifikasi usulan pemindahan arsip inaktif. Sebanyak 18 boks yang berisi 291 item arsip diverifikasi dengan mencocokkan kondisi fisik arsip terhadap daftar usulan pemindahan. Kegiatan ini dilakukan untuk memastikan setiap arsip yang akan dipindahkan telah sesuai dengan data administrasi sehingga tidak menimbulkan permasalahan pada tahap penyimpanan selanjutnya. Dari hasil pemeriksaan ditemukan beberapa ketidaksesuaian yang kemudian didokumentasikan sebagai bahan tindak lanjut oleh petugas kearsipan. Pengalaman tersebut memberikan pemahaman bahwa proses verifikasi merupakan bagian penting dari pengendalian mutu dalam pengelolaan arsip.

Tidak hanya sampai pada tahap verifikasi, mahasiswa juga dilibatkan dalam proses pemindahan arsip inaktif menuju Gudang Timur sebagai lokasi penyimpanan arsip. Sebanyak 18 boks arsip dipindahkan menggunakan kendaraan operasional karena lokasi gudang berada cukup jauh dari gedung utama. Di lokasi penyimpanan, mahasiswa mempelajari mekanisme pengelolaan arsip inaktif, mulai dari sistem penyimpanan, prosedur peminjaman, hingga penggunaan outguide sebagai penanda ketika arsip dipinjam. Pembelajaran tersebut memberikan gambaran utuh mengenai siklus hidup arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan aktif, hingga penyimpanan inaktif.

Pengalaman menarik lainnya diperoleh saat KPKNL Surabaya melaksanakan persiapan audit arsip risalah lelang. Mahasiswa dipercaya membantu proses pemindahan ratusan folder arsip risalah lelang dari ruang arsip menuju lokasi pemeriksaan, kemudian mengembalikannya kembali setelah proses audit selesai. Seluruh arsip harus dipastikan kembali pada urutan penyimpanan yang benar agar sistem temu kembali tetap terjaga. Kegiatan tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan arsip tidak hanya membutuhkan ketelitian dalam aspek administrasi, tetapi juga koordinasi yang baik dalam pengelolaan fisik arsip.

Pembelajaran yang diperoleh selama PKL tidak hanya berkaitan dengan kearsipan. Mahasiswa juga mendapatkan kesempatan bertugas di Front Office KPKNL Surabaya sebagai bagian dari pelayanan publik. Tugas yang dilakukan meliputi menyambut pengunjung, membantu proses registrasi, memberikan nomor antrean, serta mengarahkan pengunjung menuju layanan yang sesuai. Melalui pengalaman tersebut, mahasiswa belajar bahwa kemampuan komunikasi, pelayanan prima, dan sikap profesional merupakan kompetensi yang tidak kalah penting dibandingkan kemampuan teknis di bidang kearsipan. Pelayanan publik yang baik menjadi salah satu wajah instansi pemerintah dalam memberikan layanan kepada masyarakat.

Di luar aktivitas utama tersebut, mahasiswa juga mengikuti berbagai kegiatan pendukung yang memperkaya pengalaman selama PKL, seperti simulasi tanggap darurat bersama Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD), penataan ulang ruang kerja, hingga membantu proses pemindahan sarana dan prasarana kantor. Berbagai kegiatan tersebut memberikan pemahaman bahwa lingkungan kerja di instansi pemerintah tidak hanya berfokus pada penyelesaian tugas administrasi, tetapi juga membangun budaya kerja yang kolaboratif, adaptif, dan siap menghadapi berbagai situasi.

Kolaborasi antara Universitas Airlangga dan KPKNL Surabaya memberikan manfaat yang dirasakan oleh kedua belah pihak. Bagi mahasiswa, program ini menjadi kesempatan untuk mengimplementasikan teori yang telah dipelajari di bangku kuliah ke dalam praktik nyata, sekaligus mengembangkan keterampilan teknis maupun soft skills seperti komunikasi, kerja sama tim, manajemen waktu, dan pemecahan masalah. Sementara itu, bagi KPKNL Surabaya, kehadiran mahasiswa memberikan dukungan dalam berbagai kegiatan pengelolaan arsip, mulai dari pemberkasan, verifikasi arsip inaktif, pemindahan arsip, hingga pelayanan di Front Office. Sinergi tersebut menunjukkan bahwa kolaborasi antara perguruan tinggi dan instansi pemerintah mampu menciptakan hubungan yang saling menguatkan.

Melalui pengalaman ini, mahasiswa semakin memahami bahwa arsip memiliki peran strategis dalam menjaga akuntabilitas organisasi dan mendukung kualitas pelayanan publik. Setiap dokumen yang tersimpan dengan baik akan menjadi sumber informasi yang dapat dipertanggungjawabkan ketika dibutuhkan. Di balik sistem penyimpanan yang tertata, terdapat proses panjang yang melibatkan ketelitian, konsistensi, koordinasi, dan komitmen dari setiap pengelola arsip.

Kolaborasi antara Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital Universitas Airlangga dengan KPKNL Surabaya menjadi contoh nyata bagaimana dunia pendidikan dan instansi pemerintah dapat saling mendukung dalam menciptakan pembelajaran yang relevan dengan kebutuhan dunia kerja. Harapannya, sinergi seperti ini dapat terus berlanjut dan berkembang sehingga semakin banyak mahasiswa memperoleh pengalaman profesional sejak di bangku kuliah, sekaligus berkontribusi dalam mendukung pengelolaan arsip dan pelayanan publik yang semakin berkualitas.

Penulis: Dharma Irmansyah,Shahrul Fauzi,Ardi Arika Putra
Program Studi Kearsipan dan Informasi Digital
Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga